Suivi de projet digital : comment éviter les dérives et garder le cap avec votre agence

La grande majorité des projets qui dérapent partagent un point commun : un manque de suivi clair. Que ce soit du côté client ou agence, sans rituels, sans canal de communication limpide et sans vision partagée, les malentendus s'accumulent. Et les échecs aussi.

Dans cet article, on partage les bonnes pratiques que nous avons expérimentées et croisées avec les approches françaises, anglosaxonnes et espagnoles du pilotage de projet digital. Un mélange de rigueur, de communication et de co-construction.

Notre objectif : vous aider à construire un suivi de projet digital robuste, concret et répliquable, intégrant les bonnes pratiques Agile, et basé sur des outils accessibles.

Spoiler : un bon suivi ne demande pas nécessairement plus de temps, juste plus de clarté et de cadre.

Pour qui est cet article ?

Vous avez l'impression que les projets digitaux se transforment souvent en boomerang d'incompréhensions ? 

Cet article est fait pour vous si :

• Vous êtes chef de projet digital et vous manquez d’une méthodologie claire.
• Vous êtes fondateur ou fondatrice de startup et vous devez déléguer la conception de votre projet pour la première fois.
• Vous êtes responsable marketing ou innovation et vous souhaitez fiabiliser vos projets UX/UI ou numériques de manière générale.
• Vous faites partie d'une agence web, design ou 360 et vous souhaitez ajouter du cadre dans votre suivi. 

Un questionnaire de diagnostic est disponible à la fin de l'article pour vous aider à identifier vos points de blocage les plus fréquents.

Ce que signifie vraiment « suivi de projet digital »

Le suivi de projet n'est pas la gestion de projet au sens classique. Ce n'est pas uniquement définir des jalons ou cocher des tâches. C'est assurer que chaque partie comprend ce qu'elle attend de l'autre, à chaque étape.

Dans le cadre d'une collaboration agence/client, le suivi repose sur un principe simple mais puissant : le co-pilotage. On ne confie pas un projet à une agence comme on commande une pizza. On travaille ensemble, avec des points de contact fréquents et une responsabilité partagée.

💡 Conseil Jujotte : Le suivi de projet n'est pas un tableau Excel oublié. C'est la mémoire vivante du projet.

Les piliers d'un bon suivi 

1. Clarté des attentes

• Rédiger un brief clair, mais surtout l'enrichir au fil de l'eau - chaque nouvelle information doit être ajoutée au document source pour garder une trace.
• Reformuler ce qu'on a compris à chaque étape. Cette pratique, connue sous le nom de "mirroring" en anglais, permet de détecter 80% des malentendus dès leur apparition.
• Ne pas attendre la fin pour valider : mieux vaut 10 validations simples qu'une seule trop lourde… qui arrive trop tard. La validation continue évite l'effet "tunnel" où l'on découvre les problèmes quand il est déjà coûteux de revenir en arrière.
   

💡 Chez Jujotte, on a mis de côté les comptes rendus IA : on préfère noter ce qu'on a compris ET faire reverbaliser le client. Avec du recul, nous considérons nécessaire cette prise de note en direct et cette imprégnation par l'écriture. De plus, les rapports complets générés par IA et leur résumé associé étaient souvent trop vagues/génériques pour capturer les nuances et les spécificités propres à chaque projet.

2. Cadencement des points
 

• Une réunion courte par semaine (30 min max) qui doit nécessairement aboutir par une todo et une priorisation formalisée. Sans actions clairement définies, une réunion reste un simple échange d'informations sans impact. 
• Un format régulier, mais souple (Discord / Teams / Slack / Appel). L'important est la constance, pas l'outil. Les équipes françaises préfèrent généralement des formats plus structurés, tandis que nos partenaires anglais privilégient l'efficacité et la concision.
• Une fréquence calée dès le départ (et tenable !). Mieux vaut un point de 15 minutes chaque semaine qu'une grande réunion manquée ou reportée.
   

💡 Inspiration Espagne : l'ajout de moments "informels" type "café digital" pour fluidifier la relation.

3. Visibilité et traçabilité
 

• Un board partagé (Trello, Notion, Linear, Jira) visible des deux côtés. L'accès au tableau doit être constant et les mises à jour régulières - au minimum après chaque point et idéalement quotidiennement.
• Un résumé après chaque réunion : ce qui a été fait / à faire / bloqué. Ce résumé ne doit pas dépasser 10 lignes pour être efficace et lu par tous.
• Un espace unique pour tous les retours (Google Doc, Figma, Slack). La dispersion des commentaires entre différents canaux est l'une des principales sources de confusion et de travail perdu.
• Un tableau de suivi du temps passé avec points de passage par étape : sommes-nous en retard ? En avance ? Quelles répercussions ? Ce tableau doit être factuellement le reflet de la réalité, pas un outil d'auto-satisfaction.
  
   

💡 Avant de mettre ce tableau en place, les clients nous demandaient souvent : "Où en sommes-nous ?". Depuis, la transparence visuelle a changé la donne. Enfin, si l'on voit qu'on prend beaucoup de retard à une étape précise, cela indique que nous avons un problème manifeste dans la collaboration : il est donc nécessaire de recaler un point. Problème d'alignement, de compréhension, de fonctionnement… peu importe : il faut trouver la meilleure manière de fluidifier la collaboration sans avoir à attendre 1 semaine supplémentaire.
Nos données internes montrent qu'un retard de plus de 20% sur une étape spécifique n'est JAMAIS rattrapé sans ajustement méthodologique.

Cas particuliers : Naviguer les situations complexes

Chaque projet a ses défis uniques. Voici comment adapter votre approche face aux situations les plus fréquentes que nous rencontrons chez nos clients :

Quand le client change régulièrement de direction

Nous avons tous vécu cette situation : le brief initial évolue, les priorités se transforment, et soudain vous vous retrouvez à naviguer dans un océan d'incertitudes. Notre solution ? Un journal de décisions partagé.

Ce document simple trace chaque choix important, sa justification et sa date. Il devient votre référence commune quand surgit l'inévitable "Mais je pensais que nous avions décidé de..." Ce journal transforme les pivots fréquents d'une source de friction en une trace de l'évolution naturelle du projet.

Quand votre équipe se résume à 2-3 personnes

Les petites structures n'ont pas besoin d'outils complexes - elles ont besoin d'efficacité. Dans ce cas, optez pour un duo gagnant : Trello + stand-up audio hebdomadaire.

Un tableau minimaliste avec trois colonnes (À faire / En cours / Fait) et des appels de 15 minutes, précis et cadrés, suffisent souvent à maintenir le cap. L'essentiel n'est pas la sophistication mais la constance du suivi. 

Face à l'urgence d'un projet critique

Quand les délais sont serrés, l'erreur classique est de réduire la communication pour "gagner du temps". C'est exactement l'inverse qu'il faut faire !

Instaurez des micro-points de validation tous les deux jours, idéalement à heure fixe, et concentrez toutes les communications dans un canal unique (un fil Slack ou Discord dédié fonctionne parfaitement). Cette fréquence accrue permet d'identifier rapidement les déviations et de recalibrer avant qu'un jour de retard ne se transforme en semaine perdue.

Un client e-commerce a récemment sauvé son lancement saisonnier grâce à cette méthode, en détectant un malentendu majeur dès le troisième jour de sprint plutôt qu'à la revue finale.

Templates et modèles prêts à l’emploi

• Modèle de brief UX/UI : à compléter en début de mission
• Tableau de suivi Jujotte (Notion)
• Trame de kickoff
• Trame de point hebdo : ce qu'on a fait / ce qu'on fera / points bloquants

Téléchargeables bientôt via notre site ou accessible dès aujourd'hui sur demande.

Diagnostic express : où en êtes-vous par rapport à votre suivi ?

Cochez ce qui est vrai pour vous aujourd’hui. Vous obtiendrez un score à la fin.

Côté client : où en êtes-vous ?

Clarté et attentes

☐ J’ai un brief structuré et partagé avec l’agence.
☐ Je peux exprimer clairement mes objectifs et mes critères de réussite.
☐ Je comprends les livrables à chaque étape du projet.
 

Cadence et coordination

☐ Un point d’avancement est prévu chaque semaine.
☐ Je connais les canaux de contact et les interlocuteurs chez l’agence.
☐ J’ai accès à une synthèse après chaque réunion.
 

Visibilité et validation

☐ Je sais visualiser les étapes restantes du projet.
☐ Je reçois des demandes de validation claires et contextualisées.
☐ Je peux voir facilement l’état d’avancement ou les points en attente.
 

Score de maturité côté client
- 8 à 9 : 🟢 Suivi structuré. Vous êtes en bonne voie !
- 5 à 7 : 🟠 Des bases sont là, mais ce n’est pas encore fluide.
- 0 à 4 : 🔴 Le cadrage est flou. Il est temps de structurer la méthode.

Côté agence : sommes-nous au clair ?

Clarté de la mission

☐ Un brief client est toujours validé et reformulé.
☐ Le périmètre est clarifié à chaque itération.
☐ Les demandes floues font l’objet d’un échange + reformulation avant traitement.
 

Méthode et outils

☐ Un outil de suivi partagé est actif (Notion, Linear, etc.).
☐ Le temps passé est visible ou partagé avec le client.
☐ Une trame de point hebdo est utilisée systématiquement.
 

Communication et confiance

☐ Les décisions sont tracées dans un journal ou log dédié.
☐ Chaque réunion se conclut par un plan d’action synthétique.
☐ Le client sait en temps réel où en est le projet, sans avoir à demander.
 

Score de maturité côté agence :
- 8 à 9 : 🟢 Organisation claire et transparente.
- 5 à 7 : 🟠 Des bases solides mais encore perfectibles.
- 0 à 4 : 🔴 Le suivi a besoin d’un vrai boost !

Checklist finale à mettre en œuvre dès demain

✅ Créer un board projet partagé avec les étapes et des points d'étape clairs
✅ Définir un format de point hebdo fixe
✅ Ouvrir un canal unique (Slack, Discord, Teams…) pour tous les échanges
✅ Mettre à jour un tableau de suivi temps / livrables
✅ Centraliser les feedbacks (dans Figma ou un doc partagé)
✅ Conclure chaque réunion avec un résumé actionnable